병아리 신입사원부터 노하우 넘치는 부장님까지!

직장인을 위한  <핸디 그룹웨어> 기능을 소개한다!

 

 

직장인에게 필요한 것은? 개인의 능력도 중요하지만 구성원들간의 협업과 소통을 통한 효율적인 성과창출 아닐까 싶은데요~ 협업과 소통을 위한 똑똑한 소프트웨어(SW), 핸디그룹웨어(HANDY Groupware)가 직장인 여러분의 스마트한 업무처리를 돕고 있지요~

 

 

그룹웨어는, 기업 구성원의 효율적인 협업과 소통을 지원하는 소프트웨어로 메일, 게시판, 전자결재, 일정관리, 설비예약 등의 다양한 기능을 지원합니다.

 

 

그리고 핸디소프트는 현재 국내 공공시장 내 그룹웨어 점유율 60% 이상을 유지하며 부동의 1위를 차지하고 있는 대표 협업 소프트웨어 개발 기업이지요! 그래서 오늘은! 핸디의 대표 소프트웨어! 그룹웨어를 사용하고 있는 직장인들을 위해~ 직급별 꼭 필요한 기능은 무엇인지! 미처 알지 못했던 숨겨진 꿀 기능은 없는지! 함께 살펴볼까 합니다!

 

 

 

 

병아리 신입사원

사회생활의 기본을 다져라!

 

 

사회생활을 처음으로 시작하는 병아리 신입사원들에게 필요한 것은 조직의 다양한 소식과 공지를 빠르게 습득하며 회사에 적응하는 것이지요. 또한 직장인의 기본이라고 할 수 있는 메일 활용의 기본을 탄탄히 다져놓는 것 또한 중요합니다.

 

 

병아리 신입사원들에게 회사의 소식과 정보를 스마트하게 습득할 수 있도록 돕는 것은 물론, 효율적으로 이메일을 활용할 수 있는 방법! 혹은 많은 이들이 모르고 있던 숨은 기능을 지금부터 소개해드릴게요~

 

 

 

 

게시판은 많고, 새로운 글은 더더 많다면? 게시판 하나하나 찾아가지 말고!

'최근게시물' 보기 기능으로 최신 정보만 습득하자! 

 

 

 

 

 

사실 어느 회사나 게시판은 용도에 맞춰 다양하게 구성되어 있는 것 같은데요~ 각 게시판을 클릭해서~ 들어가서~ 최신 게시글을 확인하고~ 어휴... 언제 다 보고 찾고 있겠어요~ 여기저기 눈치보기 바쁜 신입사원들에게 게시판 하나하나 클릭 신공은 쉽지 않지요! 물론 즐겨찾기 기능을 통해서 꼭 필요한 게시판 내용만 확인할 수도 있습니다! 하지만 작은 소식도 놓치고 싶지 않은 신입사원들에게는 아무래도 모~든 글들을 쉽게 최근순으로 확인하는게 최고겠죠?

 

 

 

 

 

 

자, 하나 더! 꽁꽁 숨겨져 있어 많은 이들이 모르고 지나가는 바로 그 기능! 굳이 필요한 기능은 아니지만~ 그래도 나름 쓸모가 있는 바로 그 기능! 각 게시물 클릭 이력을 한 눈에 주르륵!

내가 올린 게시물 누가누가 읽었는지 궁금할 때 있잖아요? 혹은 꼭 읽어야하는 부서원들이 모두 확인했는지 등을 파악할 때도 유용하고요~ 핸디 그룹웨어 게시글의 '조회'에 살~짝 마우스 커서를 올려놓고 클릭만 하면 끝!

 

 

 

 회사생활의 기본! 중에서도 기본! 이메일 활용법!

 

 

 

눈 깜빡 하니 쌓여 있는 이메일. 수신인으로 지정되어 전달되는 것도 많지만, 참조되어 수신되는 이메일까지 더하면 눈덩이처럼 쌓이는 것이 바로 이메일이지요. 따라서 수시로 관리해주지 않으면 꼭 필요한 메일이 삭제되는 등의 끔찍한 일이 발생할 수도 있답니다.

 

 

메일 관리 방법은 사실 사용자마다 선호하는 방식이 모두 다르기에 '이게 맞아요!'라고 말할 수는 없지만~ 아주 기본적인 기능 활용으로 손쉽게 이메일을 관리할 수 있는 방법을 소개해드릴까 합니다.

 

 

바로 '플래그(Flag, 깃발)' 기능입니다!

아래 이미지와 같이 핸디 그룹웨어 내 메일 리스트를 보면 체크박스 바~~로 우측 연한 회색 깃발이 보이시죠? 수많은 메일 중 중요도가 높은 혹은 별도 표시가 필요한 메일에 바로 이 '플래그'를 클릭! 하면 빨간색으로 변신!

 

 

 

 

그리고 빨간색 플래그 표시된 메일만 찾아보려면, 아래 이미지와 같이 편지쓰기 바로 하단에 있는 '플래그(중요)' 아이콘을 클릭해주면 된답니다! 그럼 바~~로 우측 리스트에 플래그 메일만 주르륵!

 

 

 

마지막으로 소소한 팁 하나 더! 굳이 메일을 하나씩 클릭해 보지 않아도 첨부파일이 있는 메일인지~ 긴급한 것인지~ 회수된 메일인지 등을 리스트 상에서 바로 확인할 수 있답니다! 위 이미지와 같이 '상태' 우측의 노란 폴더 모양의 아이콘을 클릭하면 메일의 상태를 설명해주는 아이콘 팝업창이 뜨거든요~ 앞으로는 팝업창에 있는 내용들 참고해서 이메일 상태(종류) 확인해보시길~!

 

 

세 살 버릇 여든까지 간다고 합니~ 병아리 시절 잘 만들어 놓은 메일 관리 습관이 훗날 효과적인 업무처리에 빛을 발할지니~!! 핸디 그룹웨어와 함께 똑똒한 이메일 관리 및 활용 습관 키워보시길 추천합니다!!!

 

 

 

 

 

회사의 허리! 대리, 과장, 차장들이여!

실무에 꼭 필요한 기능들을 활용하자~

 

 

 

 

노랑노랑한 신입시절을 지나면 어느샌가 회사의 허리! 라고 불리는 대리, 과장, 차장이라는 직급을 맞이하게 되지요. 사실 어느 회사나 대리, 과장, 차장이 가장 많은 실무를 담당하게 되는데요~ (물론, 모든 회사에 해당하는 것은 아닙니다! 그리고 개인의 능력에 따라서도 다르고요~!!) 이 때부터는 바쁜 업무를 효율적으로 처리할 수 있도록 돕는 각종 툴과 기능들이 필요합니다.

 

 

 

 

필요한 사람만 모여서! 실시간으로 의견도 나누고, 파일도 공유하고!

매일매일 보고할 필요 없고, 쓸데 없는 회의참석 안해도 되니 꿩 먹고 알 먹ㄱ!

 

 

 

 

 

'스퀘어'.... 뭐지? 광장? 정사각형? 네~ 비슷해요! 광장에서 많은 사람들이 서로 만나 교류하는 것처럼 각 업무별로 필요한 인원들이 모여 자유롭게 협업의 장을 마련해 보자는 의미에서 개발된 핸디 그룹웨어의 따끈따끈한 기능입니다!

 

 

대리, 과장, 차장 여러분들은 지금 바로 처리해야 할 눈 앞의 업무도 많지만 동시에 진행되는 내용을 상사에게 보고하고, 관련자들과 공유하는 일 또한 만만치 않게 많은 시간과 노력을 요하곤 하죠. 게다가 개인이 다양한 업무를 진행하다 보면 가끔... 흐름을 놓치는 경우도 왕왕 있는데요~

 

 

핸디 그룹웨어에 '스퀘어'는 바로 이런 어려움을 해결하고자 개발됐습니다. 각 업무가 스퀘어를 형성하고 해당 업무와 관련된 이들이 스퀘어에 참여해 메신저로 채팅하듯 의견을 나눕니다. 파일도 공유하고, 최신 정보도 실시간으로 공유할 수 있지요. 실시간으로 진행되는 업무상황이나 정보 등을 공유하다 보니 자연스레 별도의 보고는 필요치 않게 되겠죠? 최신 버전의 파일이 무엇인지 이사람저사람에게 묻고 요청할 필요도 없고요~ 업무가 끝난 후에는 모든 정보들이 고스란히 남아 있으니 백업의 위험도 내려놓으시길~!

 

 

 

 

 

회의 한 번 소집하려고 보니... 회의실에 일정 조율까지... 배보다 배꼽이 더 큰 격!

회의 참석이 필요한 인원 일정 한 눈에 확인하고 비어 있는 날짜로 회의 소집하고~ 회의실 예약까지 한 방에!

 

 

 

 

 

 

 

실무자들이 가장 많이 하는 업무 중 하나가 바로 보고와 회의소집 아닐까 싶은데요. 보고는 앞서 설명한 '스퀘어' 기능으로 해결! 그렇다면 회의 소집은? 핸디 그룹웨어에 있는 '일정/설비예약' 기능을 활용해보시길 추천합니다!

 

 

회의 참석할 사람들 빈 시간을 보고, 모두가 가능한 시간을 조율하고... 그 시간에 사용할 수 있는 회의실도 알아봐야하고... 이 날 이 시간이 되면 몇 명은 또 안되고...  생각만해도 머리 아프네요...ㅠ_ㅠ  자~ 핸디 그룹웨어에서 일정과 설비예약이 한 방에 가능하다는 사실을 알고 있다면 머리아픈 일도 이젠 끝! 회의든 교육이든 일정 확인이 필요한 사람을 선택하고 예상 날짜와 시간 범위를 입력하면 이미 등록된 일정을 제외한 빈 시간대를 찾을 수 있답니다. 마찬가지로 필요한 회의실을 선택(중복 가능)해 일정 확인도 가능하고요~ 이제 회의소집은 빠르고 편하게!!

 

 

 

 

 

 

 

결재해주세요~ 부장님!

언제, 어디서든 결재해주마!

 

 

부장 이상의 직급이면 '결재'의 압박이 슬슬 밀려오는 시기가 아닐까 싶은데요~ 핸디 그룹웨어를 사용하고 있다면~ '결재가 막혀서 일 못했다는' 소리는 듣지 않게끔 PC와 모바일을 통해 빠르고 효과적인 결재 활용이 가능하답니다!

 

 

 

종이에 사인 받는 시대는 갔다! 출장 중인 부장님도 바로바로 결재 가능한 시대!

 

 

 

 

 

 

 

뭐니뭐니해도 그룹웨어의 꽃은 전자결재! 아... 전자결재의 많고 많은 기능 중에서도 한가지만! 딱! 뽑아서 소개하려니 고민스럽더군요. 나름 치열한 고민 끝에 결정한 것은? 바로! 결재흐름 확인 기능입니다!

 

 

각 문서의 특성에 따라 결재선이 지정되고, 결재가 시작됩니다. 하지만 가끔 어디선가 결재가 이뤄지지 않아 정체되는 경우도 생기곤 하는데요~ 이럴 때 활용하기 좋은 기능입니다. 결재진행 메뉴에서 문서정보를 클릭하거나, 목록에서 해당 문서 앞의 아이콘을 클릭하면 화면에 '결재경로', '결재흐름', '문서정보', '첨부파일', '댓글' 등의 관련 정보들이 제공됩니다. 그리고 '결재흐름' 탭을 클릭하면 누가, 언제 기안해서 지금은 어디까지 진행되었는지~ 앞으로 결재할 사람과 최종 결재자까지 한 눈에 파악할 수 있지요~

 

 

무엇보다 핸디 그룹웨어는 모바일로도 연동되기 때문에 결재권자가 외근, 출장 등의 특수 상황에서도 신속하게 모바일을 통한 결재를 진행할 수 있으니 효율적인 의사결정이 가능하겠죠?

 

 

 

 

 

 

똑똑한 핸디 그룹웨어로, 똑똑하게 업무하는 직장인이 됩시다!

 

 

자, 지금까지 병아리 신입사원부터 노하우 넘치는 부장님까지~ 직장인들의 효율적인 업무처리를 위해 꼭 필요한 '핸디 그룹웨어' 기능을 소개했습니다. 어떠셨나요? '에이~ 저거 다 아는 건데!' 혹은 '와! 저런 기능도 있었나?' 등 다양한 반응이 기대되는군요. 물론 여러분이 더 많이! 더 자세히 알고 있겠지만~ 직급별로 좀 더 유용하게 사용할 수 있는 기능을 나름 선정해서 소개해봤습니다.

 

 

핸디 그룹웨어와 함께 효율적인 업무방법을 찾는 스마트한 직장인이 되시길 바랍니다~~

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

posted by 다산네트웍스