LIFE/직장생활 팁 2014.09.26 16:25

 

천기누설! 일 잘하는 법

 

위한 다섯가지 팁

 

출처 : “Ian's Messy Desk” 블로그 http://www.ismckenzie.com/5-tips-for-effective-delegation/

 

 

 

업무지시를 잘 하는 것, 왜 중요할까요?

 

업무지시를 잘 하게 되면 본인에게 주어진 업무도 잘 이행하며, 일 잘하는 법도 터득하게 된다는 것이 제 지론!

일은 혼자 하는 게 아니잖아요? 모든 업무는 협업이 기본. 특히 프로젝트 매니저와 조직 관리자들에겐 적절한 업무 지시 능력이 중요한 역량 중 하나죠. 지시하는 방법에 따라 부하 직원의 근무 태도와 조직이나 전체 프로젝트의 성과에 영향을 주기 때문!

 

퇴근 1시간 전에 업무를 지시하고 “내일 아침까지 내 책상에 보고서 올려놔!” 하는, 야근 및 휴일근무 유발 상사께 보여드리고 싶은 <효과적인 업무지시를 위한 다섯 가지 팁> 지금부터 천기누설 들어갑니다~~ 팍팍!!

 

 

 

 

 

 

업무 지시를 명확하게 하는 것이 중요합니다!

해야 할 작업을 정의하고, 어떻게 하라는 과정의 설명보다는 성과! 즉, 어떤 결과를 필요로 하는가를 명확히 하는 게 중요합니다. 그래야 업무를 수행하는 사람도, 지시하는 사람도 효과적으로 일할 수 있겠죠?

 

For example :)

1. "김 대리! 요즘 우리 회사 매출 현황 좀 보고해줘~"

2. "김 대리! 이번 분기 계획 대비 매출 달성 현황을 정리하고, 주요 사업 실주 원인을 간략하게 분석해서 보고해 줘, 특히 ○○사업 실주 원인은 꼭 체크해야 돼~"

 

1번 처럼 지시할 경우, 이번 달 매출 현황만 보고하거나, 올해 매출 현황 전체를 그래프로 정리하고 추이 분석까지 다 하느라 일주일이나 걸려 늦게 보고한다고 야단 맞을 수도 있죠.

하지만 2번 처럼 지시한다면? 상사가 원하는 바가 '○○사업 실주건이 이번 분기 매출에 얼마나 영향을 미쳤는지'인지 명확히 드러나죠?

 

업무지시만 명확히 해도, 훨~씬 효율적으로 일할 수 있답니다! 

 

 

 

 

 

 

 

이제 업무를 지시받은 김 대리가 매출 현황을 정리하려고 하는데이런! 계약 건수와 금액을 알 수 있는 시스템 조회 권한이 없어서 난관에 부딪쳤군요! 이래서는 제대로 일 할 수 있겠어요?

 

김 대리는 즉시 상사에게 조회 권한이 있어야 자료를 취합할 수 있다는 상황을 설명하고, 상사는 당장  김 대리가 해당 시스템 조회 권한을 받을 수 있도록 조치해 주어야겠죠.

 

이렇게 지시한 업무를 부하직원이 제대로 수행하기 위해 필요한 권한과 재량을 줘야 한답니다.

 

권한을 줄 수 없는 상황이라면 자료를 빠르게 획득할 수 있는 다른 방법을 함께 찾아줘야 합니다.

이런 조치가 빨리 진행되지 않으면 시간만 속절없이 흘러가고, 김대리 속은 까~맣게 타들어가겠죠?  

 

 

 

 

 

 

업무는 완료 기한이 정해져 있기 마련. 그 것이 반나절이든 일주일이든 업무는 나름의 순서를 갖고 단계별로 진행됩니다. 월별 매출현황을 집계하지 않고서는 분기 매출현황이 집계되지 않는 것처럼요!

 

단순한 프로세스도 있는 반면 좀 더 까다로운 프로세스도 있을 수 있죠. 업무에 아직 서툰 직원이라면? 상사는 자신이 지시한 업무가 순조롭게 진행되고 있는지, 그 과정이 제대로 이루어지고 있는지 살펴보아야 합니다.

 

! 지나치게 참견하는 건 좋지 않아요~ 적당한 선에서 모니터링 한다고 할까요? 업무 경험자로서, 상사로서 일이 바른 방향으로 진행되고 있는지만 잘 체크해주어도 그 결과를 기대할 수 있을겁니다! 

 

 

 

 

 

 

권한과 재량을 주는 것과 방임하는 것은 다르죠!

'너 혼자 잘 해봐'라는 식의 방임은 옳지 않아요. 지나가다 한 번쯤 쓱~ '잘 되고 있어?'라고 물어보는 센스! 그러면 아마 .. '초안은 대강 되었는데요, 이렇게 작성하면 될까요?'라는 대답이 돌아올지도 모릅니다!

 

그럼 함께 자료를 검토하고, 잘못된 부분을 지적해주며 피드백 해주어야 합니다. 가끔, 아주 가끔 '내가 이걸 알아내기 위해 얼마나 많은 시간과 노력을 들였는데- 너도 스스로 알아서 해봐!'라는 직원 교육 방법(?)을 선호하는 상사들이 있는데요...

 

일단 부하직원이 기한 내에 주어진 업무를 끝내야 내 일도 진행되는 법! 적절한 피드백을 통해 업무가 잘 마무리되면 상사인 나도 좋고, 일종의 노하우를 전수받은 직원은 다음번엔 더 빠르게 잘할 수 있어 좋으니, 이거야말로 누이 좋고 매부 좋은 일 아니겠어요? 믿어 보시라고요!!^^

 

 

 

 

 

 

사와 부하직원이 열과 성을 다했는데도 생각했던 만큼 엣지있는 결과가 없을 수도 있어요.

그도 그럴 것이, 업무를 한 직원은 이런 작업을 처음 해보는 것이었거든요.

 

익숙하지 않은 일을 처음부터 잘 하기는 힘들죠. 상사로서 실망했더라도, 성과만으로 우열을 판단하기보다는 새로운 것들에 마주하는 자세와 그 과정에서의 성장을 제대로 평가하는 것도 중요하다는 사실!! "그래도 보고서 작성 솜씨는 지난달보다 나아졌네~!"라면서요!

 

'칭찬은 고래도 춤추게 한다'는 말, 잘 아시죠?

과정과 노력에 대한 제대로 된 평가가 더 향상된 결과를 가져올 수 있다는 평범한 진리~!

업무는 오늘만 하고 끝나는 게 아니니까요. 앞으로, 계속, 쭉 할거니까요.

 

 

 

이상 다섯 가지 팁은 부하직원의 입장에서 상사로부터 업무를 지시 받는 경우에도 적용될 수 있어요. 업무 지시를 받으면 그 과정을 문의하기 보다 어떤 결과, 성과가 요구되고 있는지를 정확히 파악해야 합니다. 상사와 부하직원간 정확한 커뮤니케이션이 일의 시작이라고 볼 수 있지요. 또한 필요에 따라 적절한 지원을 요구하는 등 자신의 업무를 완수하기 위해 상사를 잘 활용(?)하는 것도 중요합니다. 혼자 꿍~ 하지 말고요.

 

이제 업무지시 잘 하는 법과 일 잘하는 법을 동시에 알게 되셨죠?

내 주변에 있는 후배들에게 일 시키는 법을 실천해 보시고, 일 잘 하는 법도 터득해 보세요~~

 

 

 

 

 

 

 

posted by 다산네트웍스